Saiba como uma pequena empresa em dificuldades economizou muito dinheiro fechando o escritório e mandando seus funcionários para casa para trabalhar. Saiba mais sobre as armadilhas que eles encontraram e como as resolveram. Saiba como você pode administrar um negócio em grande escala sem um escritório.
Em um ponto da minha carreira, me vi como diretor de informações de uma pequena empresa iniciante, lutando para sobreviver. Estávamos queimando de US$ 50.000,00 a US$ 75.000,00 por mês e não chegávamos a isso em vendas brutas.
Estávamos dependendo de investidores para financiar o negócio e estava ficando cada vez mais difícil encontrar investidores. Parecia que nosso pequeno negócio não ia sobreviver.
Depois de analisar alguns números, determinei que poderíamos cortar as despesas para menos da metade se deixássemos todos que não eram essenciais para o negócio irem embora e, mais importante, fechássemos o escritório e administrássemos o negócio “virtualmente”.
A princípio, a equipe executiva recusou a ideia, mas eu disse a eles como poderíamos fazer isso e mostrei o quanto poderíamos economizar mensalmente fazendo isso. Após cuidadosa consideração, eles concordaram e nosso pequeno negócio se tornou “virtual”.
Depois de dar aos funcionários as más notícias, fechamos o escritório e cada membro da equipe executiva levou para casa todos os arquivos, equipamentos, etc. que eram mais pertinentes ao seu trabalho. Fornecemos aos nossos funcionários “essenciais” computadores, software e equipamentos conforme necessário.
Pouco antes de sairmos do escritório, configuramos um sistema telefônico PBX virtual. Eles são oferecidos em toda a Internet. Você pode fazer uma pesquisa em um dos principais mecanismos de busca por “PBX virtual”. O que eu uso agora é o GotVMail.com. Ele funciona muito bem para nós e é muito barato.
A maioria das grandes empresas tem um sistema de PABX automatizado atualmente, então usar esse sistema não nos faz parecer que não temos um escritório central. Você pode até atualizá-lo se preferir e usar uma pessoa viva para atender os telefones. Eles também estão disponíveis em abundância. Quando uma chamada é feita para o sistema de PABX, ela é encaminhada para o número que configuramos (como para vendas, suporte, Bob Fischer, etc.).
Se o telefone não for atendido, o sistema de PABX envia a chamada para o correio de voz dessa conta telefônica. A melhor coisa sobre esses sistemas de PABX é que eles são MUITO baratos. Atualmente pagamos de US$ 35,00 a US$ 75,00 por mês e até temos um número 800. Embora todos tenhamos telefones e celulares, a despesa não é tão alta porque nossos telefones não são configurados com a operadora como telefones “comerciais”. Digamos que seja uma conta “comercial” e a conta mensal dobra ou mais.
Tendo o sistema telefônico coberto, recorremos ao sistema de informações/arquivos corporativos.
Sendo o CIO, levei todos os servidores de computador e o equipamento de conexão à Internet para casa. Configurei uma conexão de Internet adequada para minha casa (novamente, não comercial) e executei toda a nossa rede entre computadores e nosso site pela Internet da minha casa. Configuramos uma conexão VPN (segura) entre nossos computadores pela Internet para que pudéssemos vê-los todos como se estivéssemos em um escritório.
Diretórios seguros em qualquer computador eram protegidos da mesma forma que seriam em um escritório. Para um servidor de arquivos “central”, configurei um site FTP (Transferência de Arquivos) em nosso servidor de arquivos. Novamente, ele estava totalmente protegido contra intrusos, mas todas as nossas pessoas podiam acessar o sistema de arquivos central tão facilmente quanto se estivéssemos em um escritório.
No que diz respeito à comunicação entre escritórios, ainda usávamos telefones e e-mail muito, como costumávamos fazer no escritório de qualquer maneira. Para reuniões, podíamos usar o software de “reunião virtual”, mas descobrimos que preferíamos nos encontrar em um restaurante e desfrutar de um lanche (custo da empresa).
Agora, nosso pequeno negócio estava funcionando totalmente virtualmente. Todos estavam trabalhando em casa e, devo acrescentar, amando isso. Logo depois que começamos, nos deparamos com um problema desagradável. Descobrimos que nossos funcionários (os críticos dos quais dependíamos muito) achavam muito tentador assistir TV ou cuidar de assuntos domésticos (ficar em casa) em vez de realmente dedicar o tempo que estávamos pagando a eles para trabalhar para nós. Gradualmente, chegou a um ponto em que nenhuma pessoa viva (quase) nunca atendia nossos telefones. Nossos clientes não estavam sendo atendidos. As vendas estavam caindo (o que já era um problema). Nós (eu) começamos a pensar que eu tinha cometido um erro e que isso não iria funcionar.
Tivemos uma reunião executiva sobre o problema e determinamos que tínhamos uma escolha: resolver o problema ou fechar nossas portas. Determinamos que faríamos o nosso melhor para resolver o problema.
A primeira coisa que fizemos foi realizar uma reunião corporativa (e convidar todos para almoçar) e explicar nosso problema aos nossos funcionários. Dissemos a eles categoricamente que se isso não parasse, eles perderiam seus empregos.
A segunda coisa que fizemos foi reestruturar o pagamento dos funcionários. Os salários caíram muito, mas foram subsidiados com pagamento baseado na produção. Isso era um pouco mais próximo do trabalho por peça. A ênfase não era em quanto tempo eles trabalhavam, mas mais em quanto eles faziam.
Além disso, desenvolvemos um software para monitorar o trabalho deles. Para cada pequeno trabalho que eles faziam, eles tinham que marcar uma caixa ou clicar em um botão no computador para marcar que estava feito. Se não o fizessem, não recebiam por isso. Claro que tínhamos que verificar periodicamente para ter certeza de que eles não estavam mentindo e, na maioria das vezes, eles eram honestos sobre isso. Às vezes, informações mais detalhadas eram necessárias, como selecionar o cliente em um menu suspenso ou selecionar serviços específicos que eram fornecidos. Resumindo, eles tinham que registrar cada parte do trabalho em nosso banco de dados para serem pagos.
Desenvolvemos relatórios do trabalho de cada um dos nossos funcionários para que pudéssemos monitorá-los de perto. Disponibilizamos alguns relatórios para todos os nossos funcionários e alguns disponíveis apenas para funcionários específicos. Por exemplo, nossa equipe de serviço sempre podia ver o que cada um estava realizando. Nossa equipe de vendas sempre sabia quem estava vendendo o quê (com restrições de informações como nomes de clientes, etc.). Nós configuramos funcionários “sênior” para monitorar seus subordinados (especialmente em relação a mensagens de correio de voz para garantir que os telefones estivessem sendo atendidos), então tínhamos um sistema de “supervisor virtual” em vigor.
Então nós sabíamos, nossos funcionários sabiam (e sabiam que nós sabíamos) o que eles estavam fazendo o tempo todo. Claro, como qualquer negócio, tivemos que demitir alguns e recontratar, mas na maior parte funcionou muito bem. Nossas vendas e operações estavam muito melhores do que antes, mesmo quando estávamos no escritório. Todos eram responsáveis por suas ações perante toda a empresa. O bom trabalho era recompensado (principalmente com dinheiro, mas também com promoções) e o trabalho ruim (ou a falta dele) era penalizado (às vezes com a perda de seu ótimo emprego de “trabalho em casa”).
Aquela pequena empresa iniciante ainda está no mercado e ainda está lutando. Eu questiono o plano geral de negócios da empresa, mas os escritórios virtuais funcionam muito bem; muito melhor até do que eu esperava originalmente.
Desde então, notei que muitas empresas estão começando a deixar os funcionários trabalharem em casa. Tenho uma amiga que trabalha para uma grande empresa de “pessoal temporário”. Ela costumava ir ao escritório todos os dias úteis. Agora, ela trabalha em casa em tempo integral.
Com a tecnologia disponível hoje, é definitivamente viável, em muitos casos até prático, administrar um negócio “virtualmente”, ou seja, sem um escritório central.
